تعمل الجهات الحكومية في المملكة ضمن بيئة تتغير فيها الأولويات والمستهدفات بوتيرة سريعة، مع ارتباط الأداء بمؤشرات وطنية وخطط تنفيذية واضحة وفي هذه البيئة تلجأ كثير من الجهات إلى شركات استشارات إدارية لتدعم الفريق الداخلي في مهام التخطيط والتطوير المؤسسي والحوكمة وتحسين الإجراءات
يشرح هذا المقال دور شركات الاستشارات الإدارية في القطاع الحكومي، وأبرز المجالات التي تقدم فيها خدماتها، ومراحل المشروع الاستشاري، والإطار النظامي للتعاقد، وكيف يمكن لمسؤول التطوير المؤسسي أو المشتريات تقييم الجهات الاستشارية والمفاضلة بينها وهو موجه لمديري الجهات الحكومية ومسؤولي التطوير المؤسسي والمشتريات
لماذا تستعين الجهات الحكومية بشركات الاستشارات الإدارية؟
ترتبط حاجة الجهة الحكومية إلى مستشار خارجي بعدة أسباب فبعض المشاريع تتطلب خبرة متخصصة غير متوفرة داخل الجهة، كبناء استراتيجية متعددة السنوات أو تصميم إطار حوكمة وبعضها يحتاج إلى رأي مستقل يراجع الوضع القائم بموضوعية بعيدا عن الاعتبارات الداخلية وبعضها يرتبط بمدة زمنية ضيقة لا يستطيع الفريق الداخلي تغطيتها مع مسؤولياته التشغيلية
كما تستفيد الجهات من تجارب المستشار في مشاريع مشابهة ومن أدوات التحليل والمقارنة المرجعية التي يستخدمها، شريطة أن تتناسب التوصيات مع طبيعة الجهة وأنظمتها واختصاصاتها فالحلول التي تنجح في قطاع معين لا تنقل بالضرورة كما هي إلى جهة حكومية لها تنظيم خاص ومرجعيات محددة
ما المقصود بشركات الاستشارات الإدارية للقطاع الحكومي؟
هي جهات استشارية متخصصة تقدم خدمات تحليل وتصميم وتطوير للجهات الحكومية، وتشمل الوزارات والهيئات والمراكز والأجهزة التابعة لها وتتعامل هذه الشركات مع موضوعات مثل الاستراتيجية والهيكل التنظيمي والحوكمة وإدارة الأداء وتحسين الخدمات وتطوير الكفاءات
وتختلف الاستشارات الموجهة للقطاع الحكومي عن غيرها في أنها تراعي الأنظمة واللوائح المنظمة لعمل الجهة، وإجراءات الاعتماد الداخلية، وارتباط المشروع بمستهدفات وطنية أو قطاعية ولذلك تتطلب فهما دقيقا لبيئة العمل الحكومية وليس خبرة إدارية عامة فقط
وتتفاوت أحجام المشاريع بين دراسة محددة لموضوع واحد، مثل مراجعة الهيكل أو إعداد سياسة، ومشروع شامل يمتد على عدة مسارات في الوقت نفسه ويساعد تحديد حجم المشروع مبكرا على اختيار نوع العرض المناسب، وعلى تقدير الفريق والمدة اللازمين
أبرز مجالات الاستشارات الإدارية للجهات الحكومية
تتنوع الخدمات التي تطلبها الجهات الحكومية، وفيما يلي أبرزها
التخطيط الاستراتيجي وإدارة الأداء
يشمل صياغة الرؤية والأهداف الاستراتيجية، وربطها بالمستهدفات الوطنية والقطاعية، وترجمتها إلى مبادرات وخطط تنفيذية ومؤشرات أداء ويشمل كذلك بناء آلية متابعة تتيح للإدارة العليا قياس التقدم دوريا ويمكن الاطلاع على خدمة الاستراتيجية والتميز المؤسسي لمعرفة نطاق هذا المسار
التطوير المؤسسي وإعادة الهيكلة
يراجع الهيكل التنظيمي والمهام والصلاحيات والتداخل بين الإدارات، ويقترح نموذجا تنظيميا أوضح وأكفأ وتتضمن المشاريع عادة بطاقات وصف للوحدات والأدوار ودليلا تنظيميا وتتوفر لهذا الغرض خدمة إعادة الهيكلة والتطوير المؤسسي
الحوكمة وإدارة المخاطر
تبني إطارا يحدد اللجان والصلاحيات وآليات الرقابة والمساءلة، ويضع منهجية لتحديد المخاطر وتقييمها ومعالجتها وتتناول الحوكمة كذلك السياسات والإجراءات والامتثال وتفاصيل الخدمة في صفحة الحوكمة وإدارة المخاطر، كما شرحنا الأسس العامة في مقال الحوكمة المؤسسية: الركائز الأساسية لأي شركة سعودية
تحسين العمليات والخدمات
تدرس مسارات العمل والخدمات المقدمة للمستفيدين، وتحدد نقاط التأخير والتكرار، وتقترح إجراءات مبسطة وأدلة عمل ومؤشرات لقياس زمن الإنجاز والجودة ويرتبط هذا المسار غالبا بجهود التحول الرقمي التي تتابعها جهات مثل هيئة الحكومة الرقمية
تطوير رأس المال البشري
يشمل تصميم الهياكل الوظيفية ووصف الوظائف ومسارات التطور وأنظمة قياس الأداء وخطط التطوير وتتناولها خدمة تطوير رأس المال البشري
إدارة التغيير والاتصال المؤسسي
تضع خططا لتهيئة الموظفين للتغيير وإدارة مقاومته وبناء قنوات تواصل داخلية فعالة، وتزداد أهميتها عند تطبيق هيكل جديد أو نظام جديد تعرف على خدمة إدارة التغيير والتواصل
التحول المؤسسي
مسار شامل يمس الاستراتيجية والهيكل والعمليات والثقافة معا، ويحتاج إلى إدارة محكمة للمراحل والمخاطر وتجد تفاصيله في صفحة التحول المؤسسي
تقييم القيادات والتخطيط للتعاقب الوظيفي
يقيم القيادات الحالية والواعدة مقابل متطلبات الأدوار، ويبني خطة تعاقب تقلل أثر شغور المواقع الحرجة وتتوفر خدمة تقييم القيادات وتخطيط التعاقب الوظيفي، إضافة إلى مراكز التقييم للتطوير والتوظيف
الاستشارات المرتبطة برؤية السعودية 2030
ترتبط كثير من المشاريع الاستشارية في القطاع الحكومي بمستهدفات رؤية السعودية 2030 وبرامجها، ومنها رفع كفاءة الأداء المؤسسي وتحسين جودة الخدمات وتعزيز الشفافية والمساءلة وعند صياغة نطاق المشروع تحرص الجهات على ربط الأهداف الاستراتيجية للجهة بالمستهدفات الأعلى التي تتبعها
ويعني هذا للمستشار أن يبدأ عمله بفهم المرجعيات الوطنية والقطاعية المتصلة بالجهة، ثم يبني التشخيص والتوصيات على أساسها أما الجهة فيفيدها أن تحدد في طلب العرض المستهدفات التي يجب أن يستند إليها المشروع، حتى لا تأتي المخرجات عامة أو منفصلة عن واقعها
متى تحتاج الجهة الحكومية إلى استشارة إدارية؟
هناك مؤشرات تدل على أن الجهة قد تستفيد من دعم استشاري، ومنها:
- صدور استراتيجية أو توجه جديد يتطلب ترجمته إلى خطط وهياكل تنفيذية
- تداخل المهام بين الإدارات وتأخر الإجراءات بين الوحدات
- اتساع نطاق عمل الجهة بإضافة اختصاصات أو خدمات جديدة
- ضعف وضوح المؤشرات التي يقاس بها الأداء على مستوى الإدارات
- الاستعداد لمشروع تحول أو دمج أو إعادة تنظيم
- الحاجة إلى تقييم مستقل قبل اتخاذ قرار تنظيمي كبير
ويفيد أن تبدأ الجهة بمرحلة تشخيص أولي تحدد حجم المشكلة وأولوياتها، قبل إعداد نطاق العمل الكامل وطرحه
الفرق بين الاستشارات في القطاع الحكومي والقطاع الخاص
تتشابه منهجيات التحليل في القطاعين، لكن البيئة التي يعمل فيها المشروع تختلف في جوانب عدة
- المرجعية النظامية: تخضع الجهة الحكومية لأنظمة ولوائح محددة تحكم الصلاحيات والإجراءات والتعاقد
- الأهداف: تركز الجهة الحكومية على جودة الخدمة وكفاءة الإنفاق والأثر العام، بينما يرتبط القطاع الخاص غالبا بالربحية والحصة السوقية
- أصحاب المصلحة: تتعدد الجهات المعنية بالقرار وتتطلب موافقات متتابعة
- دورة الاعتماد: تحتاج المخرجات إلى مراجعات داخلية قبل الاعتماد، مما يؤثر على الجدول الزمني
- قياس الأثر: ترتبط المؤشرات غالبا بمستهدفات قطاعية أو وطنية وليس بالعائد المالي وحده
ولذلك يجدر بالجهة الحكومية أن تتحقق من فهم المستشار لهذه الاختلافات عند تقييم العروض
مراحل مشروع الاستشارات الإدارية في الجهة الحكومية
تتفاوت المنهجيات بين الشركات، لكن المشروع الحكومي يمر غالبا بالمراحل التالية
- تحديد الاحتياج وإعداد النطاق: تحديد المشكلة والأهداف والمخرجات ومعايير القبول
- التعاقد والانطلاق: إتمام إجراءات الطرح والترسية، ثم عقد اجتماع الانطلاق مع الأطراف المعنية
- التشخيص: مراجعة الوثائق وعقد المقابلات وورش العمل وتحليل الوضع القائم
- التصميم: صياغة النماذج والهياكل والسياسات والخطط المقترحة ومناقشتها مع الجهة
- الاعتماد: مراجعة المخرجات وتعديلها واعتمادها من الجهات المختصة داخل الجهة
- التطبيق ونقل المعرفة: دعم الجهة في التنفيذ وتدريب الفريق على إدارة ما تم بناؤه
- القياس والمتابعة: مراجعة المؤشرات بعد فترة من التطبيق وتحديد التحسينات اللازمة
ومن الممارسات المفيدة أن تحدد الجهة مسؤولا داخليا عن المشروع وأن تشكل فريقا للتنسيق مع المستشار، لأن تأخر المراجعات من أكثر أسباب تأخر المشاريع
الإطار النظامي للتعاقد مع شركات الاستشارات
تتم التعاقدات الحكومية وفق نظام المنافسات والمشتريات الحكومية ولائحته التنفيذية الصادرين في المملكة وتشرف وزارة المالية على الإطار العام، وتتاح المنافسات وإجراءاتها عبر منصة اعتماد، وهي البوابة الإلكترونية الموحدة للمشتريات الحكومية وللاطلاع على سياسات الإنفاق والمشروعات يمكن الرجوع إلى هيئة كفاءة الإنفاق والمشروعات الحكومية ووزارة المالية
وبما أن الأنظمة واللوائح تتحدث، فإن على فريق المشتريات في كل جهة مراجعة النسخة السارية والتعميمات الصادرة قبل إعداد كراسة الشروط، وعدم الاعتماد على ما ورد في هذا المقال بوصفه مرجعا نظاميا فالمقال يقدم صورة عامة لمساعدة القارئ على فهم السياق
ومن المهم أن يبقى التواصل مع الجهات الاستشارية في مرحلة ما قبل الطرح ضمن الحدود التي تسمح بها الأنظمة والسياسات الداخلية للجهة، وأن تتعامل الجهة مع جميع المتنافسين على قدم المساواة ويفيد في هذه المرحلة جمع المعلومات العامة عن الجهات الاستشارية وخدماتها دون الالتزام بأي تعاقد
معايير اختيار شركة استشارات إدارية للجهة الحكومية
يساعد تحديد معايير التقييم مسبقا على المفاضلة العادلة بين العروض ومن أبرز المعايير التي تعتمدها الجهات عادة:
- الخبرة في القطاع الحكومي: مشاريع سابقة مع جهات حكومية في موضوعات مشابهة لنطاق المشروع
- المنهجية: مراحل واضحة ومخرجات محددة لكل مرحلة وآلية لضبط الجودة
- فريق العمل: مؤهلات وخبرات الفريق المخصص للمشروع وليس الشركة فقط
- فهم السياق السعودي: إلمام بالأنظمة والمرجعيات الوطنية والقطاعية
- الجدول الزمني الواقعي: مراحل مدروسة تراعي دورات المراجعة والاعتماد
- نقل المعرفة: خطة لتمكين فريق الجهة بعد انتهاء المشروع
- وضوح العرض المالي: تفصيل التكاليف بحسب المراحل أو المخرجات
ويحسن أن تتحقق الجهة من المراجع الفعلية للأعمال السابقة، وأن تطلب نماذج غير سرية من المخرجات إن أمكن، بما يتيح الحكم على جودة التحليل ووضوح التوصيات ولمزيد من التفصيل في هذا الموضوع يمكن قراءة مقال أفضل شركات الاستشارات الإدارية في السعودية: كيف تختار الشريك الصحيح
أمثلة توضيحية على مشاريع استشارية في الجهات الحكومية
توضح الأمثلة الافتراضية التالية كيف يترجم الاحتياج إلى مشروع استشاري محدد
- جهة أضيفت لها اختصاصات جديدة: تحتاج إلى تحديث الهيكل التنظيمي وتوزيع المهام وإعداد الدليل التنظيمي
- جهة تطلق خدمات جديدة للمستفيدين: تحتاج إلى تصميم الإجراءات وتحديد مؤشرات زمن الإنجاز وجودة الخدمة
- جهة تستعد لمراجعة أدائها المؤسسي: تحتاج إلى إطار حوكمة وإدارة مخاطر وسياسات موثقة
- جهة تخطط لتأهيل قياداتها: تحتاج إلى تقييم القدرات القيادية وخطة تعاقب وتطوير
ما الذي يجب أن يتضمنه نطاق العمل؟
يعد نطاق العمل الواضح أهم ما يضمن جودة المشروع الاستشاري، وتقل معه الخلافات حول المخرجات وينبغي أن يتضمن ما يلي:
- خلفية المشروع والمشكلة التي يعالجها
- الأهداف المتوقعة ومعايير قياس تحققها
- قائمة المخرجات التفصيلية وصيغة كل مخرج
- المراحل والجدول الزمني ومواعيد المراجعة والاعتماد
- مسؤوليات الجهة، مثل توفير البيانات وتنسيق المقابلات
- متطلبات الفريق من حيث الخبرات والتخصصات
- آلية الحوكمة والتقارير الدورية ومعايير القبول
أخطاء شائعة في مشاريع الاستشارات الحكومية
تواجه بعض المشاريع صعوبات يمكن تفاديها بالتخطيط المسبق فغموض نطاق العمل يؤدي إلى اختلاف التوقعات حول المخرجات وضعف مشاركة الجهة في توفير البيانات والمراجعات يؤخر الجدول الزمني والتركيز على السعر وحده دون النظر إلى المنهجية وخبرة الفريق قد ينتج مخرجات أقل عمقا وأخيرا، تسليم الوثائق دون خطة تطبيق ونقل معرفة يجعل المشروع ينتهي دون أثر ملموس في الأداء
ولتجنب ذلك يفضل أن يتضمن العقد مراحل تسليم متدرجة، وأن تكون المراجعات في مواعيد محددة، وأن يشمل المشروع جلسات تمكين لفريق الجهة
كيف تقيس الجهة نتائج المشروع الاستشاري؟
ينبغي تحديد مؤشرات القياس عند إعداد النطاق وليس بعد انتهاء المشروع وتختلف المؤشرات بحسب نوع المشروع، فقد تشمل زمن إنجاز الخدمات، ونسبة الالتزام بالإجراءات، ومستوى وضوح الأدوار، ونسبة تحقق المبادرات الاستراتيجية في موعدها، ومستوى رضا المستفيدين
ويستحسن تسجيل الوضع قبل بدء المشروع لتتوفر نقطة مقارنة، ثم مراجعة المؤشرات بعد فترة من التطبيق، لأن أثر التطوير المؤسسي يحتاج وقتا ليظهر
متى تعتمد الجهة على مستشار خارجي ومتى على فريقها الداخلي؟
ليس كل تطوير يحتاج إلى مستشار خارجي فإذا كان الموضوع متكررا وخبرته متوفرة داخل الجهة، فقد يكون الفريق الداخلي هو الأنسب أما إذا كان المشروع جديدا أو يحتاج منهجية متخصصة أو رأيا مستقلا، فالاستعانة بمستشار تكون أكثر فائدة وفي كثير من الحالات يكون الجمع بين الطرفين هو الأفضل، بأن يصمم المستشار الإطار ويتولى الفريق الداخلي تشغيله وتطويره
خدمات مجموعة البيان للجهات
مجموعة البيان شركة سعودية متخصصة في الاستشارات الإدارية والتقييم والتدريب، وتأسست عام 2015. وتغطي خدماتها الاستراتيجية والتميز المؤسسي، وإعادة الهيكلة والتطوير المؤسسي، والحوكمة وإدارة المخاطر، وتطوير رأس المال البشري، وإدارة التغيير والتواصل، والتحول المؤسسي، إضافة إلى خدمات التقييم وتجدها كاملة في صفحة الخدمات
وإذا كانت جهتكم تدرس مشروعا استشاريا، يمكنكم التواصل مع فريق مجموعة البيان عبر صفحة التواصل أو حجز استشارة لمناقشة النطاق والمتطلبات، وطلب عرض بحسب احتياج الجهة
الأسئلة الشائعة حول الاستشارات الإدارية للجهات الحكومية
ما هي شركات الاستشارات الإدارية للقطاع الحكومي؟
هي جهات استشارية تقدم للجهات الحكومية خدمات التخطيط الاستراتيجي والتطوير المؤسسي والحوكمة وتحسين العمليات وتطوير الكفاءات، وفق متطلبات الجهة وأنظمتها
ما أبرز الاستشارات الإدارية التي تطلبها الجهات الحكومية؟
من أبرزها الاستراتيجية وإدارة الأداء، وإعادة الهيكلة والتطوير المؤسسي، والحوكمة وإدارة المخاطر، وتحسين الإجراءات والخدمات، وتطوير رأس المال البشري، وإدارة التغيير
كيف تتعاقد الجهات الحكومية مع شركات الاستشارات؟
تتم التعاقدات وفق نظام المنافسات والمشتريات الحكومية ولائحته التنفيذية، وتتاح إجراءات المنافسات عبر منصة اعتماد وتختلف الإجراءات بحسب قيمة العقد وطبيعته، ويجب الرجوع إلى النسخة السارية من الأنظمة
كيف تختار الجهة الحكومية شركة الاستشارات المناسبة؟
بالمفاضلة وفق معايير معلنة مسبقا، تشمل الخبرة في القطاع الحكومي والمنهجية وفريق العمل وفهم السياق السعودي والجدول الزمني وخطة نقل المعرفة والعرض المالي
ما علاقة الاستشارات الإدارية برؤية 2030؟
ترتبط مشاريع كثيرة بمستهدفات الرؤية، مثل رفع كفاءة الأداء المؤسسي وتحسين جودة الخدمات ويحسن أن تحدد الجهة هذه المستهدفات في نطاق العمل ليستند المشروع إليها
كم تستغرق مشاريع الاستشارات الإدارية في الجهات الحكومية؟
تتوقف المدة على نطاق المشروع ودورات المراجعة والاعتماد داخل الجهة، فقد تمتد مشاريع الاستراتيجية والهيكلة عدة أشهر، وتكون المشاريع المحدودة أقصر ويحدد العقد الجدول الزمني لكل مرحلة
تدعم شركات الاستشارات الإدارية الجهات الحكومية في مشاريع التخطيط والتطوير المؤسسي والحوكمة وتحسين الأداء، وتتحقق الفائدة عندما يكون نطاق العمل واضحا ومعايير الاختيار معلنة ومشاركة الجهة فعالة وخطة التطبيق ونقل المعرفة جزءا من المشروع ومع تحديث الأنظمة بين وقت وآخر، يلزم الرجوع إلى المراجع الرسمية عند إعداد الطرح والتعاقد
لمعرفة الخدمات التي يمكن أن تخدم مشروع جهتكم، يمكنكم زيارة صفحة خدمات مجموعة البيان أو التواصل مع الفريق